Kokouksen ei tarvitse olla kuivakka tapahtuma tutuissa tiloissa tai täysin Teamsilla järjestettynä. Järjestämällä kokouksen inspiroivassa ympäristössä, saatte siitä enemmän irti. Maisemanvaihdos virkistää, ja normaalista arjesta poikkeavassa tilanteessa on helpompi keskittyä olennaiseen ja sulkea muu työkiire pois mielestä.
Olit sitten järjestämässä pienempää kokousta tai isompaa konferenssia, järjestelyjen kanssa voi iskeä stressi. Kun tärkein, eli kokouksen ajankohta, on selvillä, pääset etenemään itse tilan varaamiseen kaikkine oheistuotteineen. Vinkeillämme saat järjestelyt tehtyä levollisin mielin!
Mikä olisi juuri teille täydellinen kokouspaikka? Valinnassa on hyvä huomioida se, mistä osallistujat ovat tulossa, ellet ole järjestämässä myös yhteiskuljetusta. Mieti myös, millainen ympäristö tukee parhaiten kokouksen tavoitetta: Jos tarvitsette luovuutta, inspiroiva ympäristö on erityisen tärkeä. Tiukasti asiaan keskittyvässä, lyhyemmässä tilaisuudessa tilan teknisiin tarpeisiin vastaavuus nousee kenties tärkeämmäksi.
Mieti myös, millaisen määrän oletat osallistuvan tapahtumaan – se rajaa jonkin verran tilavalintaa. Useimmat kokouspaikat ja -järjestäjät voivat tarjota useita eri kokoisia tiloja erikokoisille ryhmille, joten kysy rohkeasti tarjousta.
Eri tilat palvelevat myös eri kokoisia ryhmiä riippuen siitä, miten mahdolliset istumapaikat halutaan sijoittaa. Mikä sijoittelu tukee teidän tilaisuutenne tyyppiä parhaiten; pienryhmätyöskentelyn mahdollistavat pienemmät pöytäryhmät, luokkamuotoinen sijoittelu vai kenties diplomaattimallin pöytämuoto?
Jos haluatte sisällyttää tilaisuuteen itse kokouksen jälkeen jonkin aktiviteetin tai muuta yhteistä puuhaa, mieti tilapaikan varausta myös tältä kantilta.
Onnistuneen kokouksen juoksutus on varmasti teille tuttua, mutta kokoustilaa varatessasi voit silti huomioida muutaman tekijän, joilla varmistat osallistujien vireystilan ja viihtyvyyden. Tärkeintä on huomioida tilaisuuden kesto, sillä se vaikuttaa muun muassa eri taukojen sekä ruokailuiden tarpeeseen.
Kun varaat kokoustilaa, mieti, tarvitsetteko aamiaistarjoilua, lounasta, välipalaa ja kahvitarjoilua tai kenties jopa illallista. Riittävät tauot ja välipalat pitävät mielen virkeänä, ja onnistunut tarjoilu jää osallistujille positiivisesti mieleen.
Välillä kokouspäivään sisältyy myös erilaisia ryhmätyöskentelyosioita – tai ehkäpä osalle osallistujista täytyy mahdollistaa työskentelytila muiden työtehtävien hoitamista varten. Muista selvittää näiden kokoustilasta erillisten, työskentelyn mahdollistavien tilojen saatavuus varatessasi kokouspaikkaa.
Jos kokouksenne kestää koko päivän ja jatkuu mahdollisesti vielä illalliselle, kannattaa myös tilan tarjoajan majoitusmahdollisuuksiin tutustua. Usein voit saada edullisemman majoitustarjouksen osana kokousvaraustasi.
Vaikka järjestäisit lähtökohtaisesti livekokousta, on hyvä huomioida mahdollisten etäosallistujien tarpeet. Kannattaa siis tutustua kokoustilan kokoustekniikkaan – Teams-kokouksen järjestäminen osana livekokousta on huomattavasti helpompaa laadukkailla teknisillä ratkaisuilla. Kun ääni ja kuva toimivat ongelmitta molempiin suuntiin, ei etäosallistujien tarvitse tuntea itseään ulkopuolisiksi. Mieti myös, miten voisit kenties ilahduttaa kotiin toimitettavan kokouseväspaketin kera etäosallistujia.
Haluatteko kenties nauttia yhteisestä tekemisestä myös itse kokouksen jälkeen? Yhteinen rennompi aktiviteetti voi entisestään tiivistää osallistujaryhmää ja antaa mukavan päätöksen päivälle. Mieti, mikä juuri teille sopisi: yhteinen illallinen, rentoutushetki kylpylässä tai saunassa vai kenties jokin liikunnallinen aktiviteetti?
You are currently viewing a placeholder content from Facebook. To access the actual content, click the button below. Please note that doing so will share data with third-party providers.
More Information